Конференция организована лондонским Международным институтом стратегических исследований IISS, дискуссионным клубом "Валдай" и Российским агентством международной информации РИА Новости.

Президент РФ Дмитрий Медведев летом 2008 года выступил с предложением обеспечить такой механизм поддержания мира в Европе, чтобы ни одно государство или международная организация не имели монополии на эту деятельность. Проект Договора о европейской безопасности был опубликован на официальном сайте президента РФ 29 ноября. На следующий день документ был передан на рассмотрение европейским коллегам.Проект Договора предлагает пути построения новой архитектуры безопасности в Европе. В нем, в частности, говорится, что участники Договора о евробезопасности смогут рассматривать вооруженное нападение на других участников как вооруженное нападение на них самих и оказывать друг другу военную помощь. Участники договора также не должны принимать международные обязательства, которые не совместимы с документом, говорится в подготовленном российской стороной проекте документа.

В конференции от российской стороны примут участие заместитель министра иностранных дел РФ Александр Грушко, который курирует вопросы общеевропейских и евроатлантических организаций, генеральный секретарь Договора о коллективной безопасности (ОДКБ) Николай Бордюжа, председатель комитета Госдумы РФ по международным делам Константин Косачев, политолог Владимир Рыжков, председатель правления российского Института современного развития (ИНСОР) Игорь Юргенс и другие. В конференции примет участие посол России в Великобритании Юрий Федотов.

Перед гостями и участниками форума, российскими и западными политологами, политиками и дипломатами выступят также генеральный секретарь ОБСЕ Марк Перен де Бришамбо, представители НАТО, британского Форин-офиса, министерства обороны США.В среду перед участниками и гостями конференции с речью выступит британский министр по международной обороне и безопасности баронесса Тэйлор Болтон.

Клуб "Валдай" был организован в 2004 году РИА Новости совместно с Советом по внешней и оборонной политике (СВОП), газетой The Moscow News, журналами "Россия в глобальной политике" и Russia Profile. Ежегодно он собирает десятки политологов из разных стран и затрагивает темы, обсуждение которых позволяет зарубежным участникам, прежде всего, лучше понять Россию. Своим названием конференция обязана месту проведения первой встречи.

За годы своего существования Валдайская конференция стала общепризнанной площадкой для элиты западного экспертного сообщества, занимающегося Россией. 70% зарубежных участников "Валдая" принимают участие в его работе на постоянной основе.